Annulation
PROBLÉMATIQUE : on ne peut faire autrement que de l’envisager
- d’abord parce qu’un certain nombre d’événements peuvent nous y contraindre : météo, état provisoire du parcours, paralysie des transports, etc.
- ensuite parce qu’à défaut de modalités partagées avec les inscrits, nous n’aurons jamais l’assurance de faire parvenir l’information en temps et en heure à tous les participants.
ÉLÉMENTS DE CONTEXTE :
Avec l’objectif d’accueil de participants à besoins spécifiques, l’annulation en dernières minutes est inconcevable !
Certains participants réservent des accompagnants ou des moyens de transport plusieurs jours à l’avance et devront nécessairement en régler le coût à moins de décommander 24 ou 48 heures à l’avance.
PRÉCONISATIONS :
- Définir les voies de communication : il est important de définir a priori la voix de communication qui sera adoptée : SMS, mail ou autres à condition, lors de l’inscription, d’inviter expressément les participants à consulter la messagerie concernée et par le biais de laquelle ils seraient informés au plus tard à H – 4 (voir la veille en cas de balade programmée le matin).
- Les délais : les "4 heures" sont vraiment un strict minimum et vous pouvez vous fixer des délais plus draconiens : 24 ou 48 heures par exemple, sachant que les personnes en situation de handicap ont en général besoin d’être beaucoup dans l’anticipation pour prévoir leurs déplacements ou activités. On aura par ailleurs en tête que toute réservation PAM, pour ne prendre que cet exemple, qui n’aura pas été annulée dans les 24 ou 48 h avant le RDV sera due par le bénéficiaire.
- Lors de la communication sur la balade, il peut être mentionné par exemple que « En cas de météo défavorable ou autres impondérables, l’annulation de la balade ne sera éventuellement envisagée que sur place et en concertation avec les participants présents ».
- Dans le cas contraire, l’annulation doit être anticipée et parvenir aux participants au moins quatre heures avant l’heure de rendez-vous, donc la veille avant 19 heures dans le cas d’une balade qui serait programmée le matin.
- Si la balade n’a pas été annulée dans le délai annoncé, il vaut mieux que l’animateur prévoit de prendre la décision avec les participants qui se seront déplacés.
- Sauf s’il a pu être en contact avec tous les inscrits, au-delà de ce délai, même si l’annulation est de toute façon inévitable, l’animateur ne pourra faire autrement que de se rendre au rendez-vous, comme il est d’usage dans une telle situation, pour avertir les participants qui se seraient déplacés.
- Recourir au SMS : étant donné les facilités et la sécurité qu’apportent les téléphones portables aux personnes en situation de handicap, une très grande majorité d’entre elles est équipée de GSM (Voir la Fiche "Recueillir les numéros de portables")
- Compléter avec les mails : à défaut de numéro de portable, l’annulation se fera par mail et l’on aura, lors de l’inscription, invité les participants à consulter leur boite mail avant leur mise en route pour le rendez-vous pour prendre connaissance de toute information de dernière heure.
